Als je met elkaar een wooncoöperatie wilt vormen, moet je weten hoe je samen besluiten neemt. Het besluitvormingsmodel zal richting geven aan de wijze waarop jullie met elkaar vergaderen. In het algemeen kun je stellen dat het handig is om een rol- en taakverdeling te hebben tijdens jullie vergaderingen zodat besprekingen soepel en binnen de afgesproken tijd verlopen. Zo organiseer je dat.
Welke rollen zijn er?
Vergaderingen kunnen hartstikke leuk en waardevol zijn, als je ze maar goed organiseert. Een goede rolverdeling is het halve werk. Zeker als je duidelijk bent over wat je van deelnemers verwacht, duidelijke kaders geeft (bijvoorbeeld hoeveel tijd per onderwerp) en goede notulen maakt. Je kunt werken met vaste rollen voor een bepaalde tijd of per vergadering wisselen van rol. Bespreek wat de groep prettig vindt.
- De voorzitter: voorzitter is de regisseur van de vergadering. Je leidt de vergadering in goede banen, zorgt dat iedereen gehoord wordt. Je stelt de agenda vast, zorgt dat de deelnemers bij het onderwerp blijven, brengt gesprekken en discussies op gang en beëindigt deze. Een voorzitter leidt elk agendapunt in en zorgt dat er beslissingen worden genomen.
- De notulist: de notulist is onmisbaar in een vergadering en legt belangrijke discussiepunten en beslissingen vast. Dat doe je zorgvuldig, duidelijk en kort, zodat iedereen de notulen begrijpt. Het is handig om naast een algemene weergave van het gesprek een aparte actielijst te maken als er taken worden verdeeld en afspraken worden gemaakt.
- De tijdbewaker: bij een grote vergadering kan het handig zijn om iemand aan te wijzen die de tijd bewaakt. Meestal is dit geen aparte rol, maar een taak van de voorzitter. Door een tijdbewaker aan te stellen knip je de rol van voorzitter op. Dat kan handig zijn, zeker wanneer er stevige discussies plaatsvinden. Niks is fijner dan een vergadering die op tijd en volgens afspraak eindigt, waarbij alle agendapunten besproken zijn.
- De deelnemer: Als deelnemer bereid je je voor op de vergadering door je in te lezen, je deelt je kennis of mening en luistert naar wat er gezegd wordt. Je stelt vragen of geeft feedback. Dankzij actieve deelnemers kan een vergadering succesvol verlopen.
- De organisator: afhankelijk van de grootte van de vergadering is het handig om een organisator te hebben. De organisator regelt bijvoorbeeld de locatie, de techniek, het drinken en snacks. De organisator zorgt er ook voor dat de juiste mensen aanwezig zijn.
Deel de agenda van tevoren
Effectief vergaderen lukt het beste als je van tevoren de agenda hebt gedeeld. Zo kan iedereen de onderwerpen die worden besproken goed voorbereiden. Dat bespaart een hoop tijd en gedoe. Presentaties of toelichtingen kun je van tevoren meesturen, zodat alle deelnemers alvast kunnen nadenken over de informatie en hun mening kunnen vormen.
Hoe vaak vergaderen?
Hoe vaak je vergadert zal afhangen van de fase waarin je met de wooncoöperatie zit. Moeten er veel besluiten worden genomen en zijn er veel ontwikkelingen of nog niet? Vraag eens aan de groep hoe vaak ze bij elkaar willen komen voor overleg. Je kunt dit natuurlijk ook bijstellen als dat nodig blijkt. Voor alles geldt: probeer het uit, experimenteer en stel bij als iets niet goed werkt.
Stel een paar regels op
Als je met regelmatig met dezelfde groep vergadert, is het handig om een paargedragsregels op te stellen. Dat kunt je samen doen. Het klinkt voor de hand liggend, maar je zult je verbazen hoe vergaderingen kunnen verlopen. Een paar simpele regels zijn:
- Elkaar laten uitpraten
- Bij de agendapunten blijven
- Geen enkele zin beginnen met ‘Ja, maar…”
Zeker als er nieuwe mensen bijkomen, is het handig om deze gedragsregels weer met elkaar te delen. Soms is het nodig om tijdens een vergadering even te verwijzen naar de regels, zeker als er een verhitte discussie ontstaat.
Samen lukt het
Als je regelmatig vergadert, kan er een bepaalde manier van werken ontstaan. “Zo doen we dat hier”. Onthoud dat je met elkaar verantwoordelijk bent voor de vergadering. Lopen ze telkens uit? Irriteer je je ergens aan? Laat het niet sluimeren, maar pak je eigen verantwoordelijkheid en maak het bespreekbaar. En, zorg af en toe voor een leuke verrassing (snack of taart) of houd een pizzasessie. Zo houd je het leuk en de sfeer erin!